Исследование систем управления: информационные проблемы.
Шутилов Ф.В., 2000 г.
Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают "по старинке" и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование (в качестве примера таких можно назвать лабораторию по совершенствованию хозяйственного механизма или отдел экономических исследований). Это можно объяснить такими причинами, как:
недостаток квалифицированных специалистов, способных к исследовательской работе;
отсутствие методической разработки исследования систем управления, в отличие, например, от анализа хозяйственной деятельности;
низкая заинтересованность руководства в изменении сложившихся методов управления.
Поэтому разработка методики исследования систем управления носит практическую значимость для развития экономики России в целом на теперешнем этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций.
Как известно, предметом и результатом процесса управления является информация. Как предмет труда она имеет следующие особенности:
многократность использования;
способность к саморазвитию;
низкая стоимость хранения и копирования;
необходимость защиты организационными, программными, техническими и законодательными средствами;
лавинообразное накопление объемов, что требует компьютерной обработки.
Учет на практике последней особенности играет определяющую роль в формировании скорости принятия решения в системе управления. К сожалению, в этом вопросе российские предприятия также отстают от зарубежных.
В зависимости от уровня управления можно выделить следующие системы, обеспечивающие обработку информации и принятие решений на ЭВМ:
Название системы
Функции, выполняемые системой
Корпоративные информационные системы
Обеспечивают интегрированное решение задач управления предприятием как по вертикали (от первичной информации до поддержки принятия решений высшим руководством), так и по горизонтали (все направления деятельности и технологические операции).
Системы оперативного управления и учета
Поддерживают, главным образом, оперативный уровень управления и учета. Среди этих систем существует деление по типам ресурсов и объектам, управление которыми они обеспечивают:
Бухгалтерский учет (финансы);
Бюджетирование (управленческий учет финансов);
Торговые операции (продукция, расчеты с контрагентами);
Складской учет (материалы и готовая продукция);
Кадровый учет (персонал);
Управление документами (информационные ресурсы);
Управление проектами (инновационная деятельность);
Управление производством (технологические процессы).
Аналитические информационные системы
Поддерживают стратегический уровень управления. Обеспечивают подготовку аналитической информации и отчетности, поддержку принятия решений. Выделяются две группы таких продуктов:
Интегрированные системы, выполняющие обработку и анализ больших объемов информации, содержащихся в базах данных корпоративной информационной системы;
Тиражируемые аналитические системы.
Следует отметить, что на наших предприятиях в большинстве преобладают системы оперативного учета и управления, т.е. лишь первый этап к действительно комплексной информатизации процесса управления.
Для того чтобы автоматизированная система максимально соответствовала потребностям исследуемой системы управления предприятием, рекомендуется следующая последовательность проведения работ:
предпроектное обследование;
проектирование системы комплексной автоматизации;
пуско-наладочные работы;
опытная эксплуатация.
К собственно исследованию систем управления здесь относится лишь первый этап. Рассмотрим подробнее его содержание.
Изучение структуры организации
Функциональная структура организации
Количество штатных единиц, их функции и должностные обязанности
Знания и навыки, необходимые для выполнения должностных обязанностей
Место информационной деятельности в структуре должностных обязанностей каждого сотрудника
Изучение структуры информационных ресурсов
Наличие и состав информационных ресурсов на бумажных носителях
Наличие и состав электронных информационных ресурсов
Наличие и состав аппаратных и программных средств
Анализ информационных потоков
Анализ входящего информационного потока
Анализ исходящего информационного потока
Анализ информационных потребностей
Для удовлетворения каких информационных потребностей существует данная организация
Группы пользователей
Методы анализа использующиеся в данной организации
Анализ функций, выполняемых подразделением
Перечень функций, выполняемых подразделением
Оценка их соответствия выполняемым работам, материальным и информационным потокам.
Результатом исследования по данной программе является:
модель системы управления;
комплексный проект совершенствования системы управления и в частности, проект комплексной автоматизации системы управления предприятием.
Использование предложенного подхода к исследованию систем управления позволит обеспечить большую обоснованность принятия решений по совершенствования управления и повысить эффективность последнего.